Privacy beleid Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof

 

Vooraf

Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit document geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres.

Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

 

Van wie verwerkt Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof persoonsgegevens?

Sichting Gemeenschapsveiling Wervershoof verwerkt persoonsgegevens van bestuursleden, oud bestuursleden, medewerkers binnen onze stichting en kopers die tijdens onze jaarlijkse gemeenschapsveiling producten afnemen en daarvoor een nota ontvangen. Ook zullen e-mailadressen van schenkers/gevers van goederen worden opgeslagen in onze administratie, indien daarvoor door de schenker/gever toestemming is gegeven.

Zie de bijlage voor een specificatie van de doelgroepen.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het secretariaat van Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens en gebruikt hiervoor een speciaal voor de veiling ontworpen softwareprogramma dat is samengesteld door Automated4u.

 

Waarvoor verwerkt Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof persoonsgegevens?

Als medewerker van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof hebben we je persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze benaderen voor deelname aan onze activiteiten gedurende de periode van januari t/m februari in elk jaar. Tevens worden je gegevens gebruikt om het aantal jaren te bepalen waarin je als medewerker actief bent binnen onze stichting. De correspondentie zal, waar mogelijk, plaatsvinden via e-mail; bij groepsadressering zal de correspondentie aan betrokkenen worden verstuurd in BCC.

De persoonsgegevens van de kopers worden gebruikt om de nota van de afgenomen goederen al dan niet digitaal toe te sturen.

De persoonsgegevens van de schenkers/gevers worden gebruikt om kopers contact op te laten nemen met de schenkers/gevers en andersom.

 

Hoe gaat Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof met jouw persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen onze stichting verwerkt.

 

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Het secretariaat van Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof beheert je persoonsgegevens. Voor het vaststellen van het aantal jaren dat een medewerker actief is binnen onze stichting, houdt de voorzitter een overzicht bij met de namen van de medewerkers en het aantal jaren dat iemand actief is voor onze stichting.

 

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof

Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

Kan ik zien welke gegevens Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof van mij verwerkt?

Indien je inzage wilt hebben in de persoonsgegevens die binnen onze administratie opgeslagen worden, kun je contact opnemen met het secretariaat van onze stichting.

 

Foto’s

Tijdens de jaarlijkse openingsavond van het seizoen in de eerste week van januari van elk jaar worden evt. jubilarissen in het zonnetje gezet. Een foto van de betreffende jubilaris wordt alleen op de site geplaatst na uitdrukkelijke toestemming van betrokkene.

Gedurende de veilingavond op de eerste vrijdag in maart worden foto’s gemaakt met als doel om deze te publiceren op onze website www.gemeenschapsveilingwervershoof.nl. Ook foto’s die gemaakt zijn tijdens gekochte uitjes zullen alleen worden gebruikt om op onze website/facebookpagina te publiceren.

In onze catalogus die voorafgaand aan de veiling huis aan huis wordt verspreid, zal hiervan melding worden gemaakt.

 

Geheimhouding

Leden van het bestuur en medewerkers van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof hebben strikte geheimhouding t.a.v. het verstrekken van informatie over aangeboden en/of gekochte diensten/goederen en namen van de schenkers en/of kopers daarvan.

 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof kun je altijd contact opnemen met het secretariaat: info@gemeenschapsveilingwervershoof.nl.

 

Wijzigingen privacy beleid

Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid met enige regelmaat te raadplegen, zodat je van evt. wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via onze site www.gemeenschapsveilingwervershoof.nl.

 

 

 

 

 

 

 

Bijlage doelgroepen

Persoonsgegevens gebruik je alleen maar voor het doel waarvoor je deze hebt verkregen.

Bestuursleden

Persoonsgegevens : Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.

Grondslag : Werving bestuursleden

Verwerking : Via secretariaat

Bewaartermijn : Niet nader bepaald. Gegevens worden bewaard t.b.v. archivering, tenzij het bestuurslid heeft aangegeven dat zijn/haar gegevens na beëindiging van het lidmaatschap verwijderd dienen te worden.

Medewerkers

Persoonsgegevens : Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.

Overeenkomst : Ja, middels toestemmingsverklaring

Verwerking : Via secretariaat

Bewaartermijn : Niet nader bepaald. Gegevens worden bewaard t.b.v. archivering, tenzij de medewerker heeft aangegeven dat zijn/haar gegevens na beëindiging van deelname aan de activiteit verwijderd dienen te worden.

Kopers

Persoonsgegevens : Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer.

Overeenkomst : Definitieve bod op veilingkavel.

Verwerking : Via secretariaat en penningmeester

Bewaartermijn : Niet nader bepaald. Gegevens worden bewaard teneinde nota’s in volgende jaren te kunnen toesturen, tenzij koper aangeeft dat zijn/haar gegevens verwijderd dienen te worden.

Schenkers/gevers

Persoonsgegevens : Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer

Overeenkomst : Aanbod schenker

Verwerking : Via secretariaat

Bewaartermijn : Geen. Gegevens worden na afname van producten (materieel en immaterieel) verwijderd.