Het Laatste nieuws

Beleidsplan

 

Beleidsplan/Bestuursreglement

Stichting Gemeenschapsveiling

Wervershoof

 

 

25 oktober 2021

 

Algemeen

De Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is een stichting die is opgericht in 1956; de stichting is begonnen als kerkebollenveiling. Tijdens deze veiling werden bollen bij opbod verkocht waarvan de opbrengst in zijn geheel ten goede kwam aan de St. Werenfriduskerk in Wervershoof. Door de jaren heen is de stichting uitgegroeid tot een stichting die zich, naast de kerk, voornamelijk richt op de vele verenigingen die de dorpskern Wervershoof rijk is.

De bepalingen en regels die aan onze stichting ten grondslag liggen, zijn opgenomen in de statuten die voor het laatst zijn vastgesteld op 9 oktober 1980. De statuten zijn ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nr. 41234644

 

Samenstelling bestuur

Het bestuur van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof bestaat uit 7 leden:

 

Voorzitter:

Ben Droog

Secretaris:

Frieda Lakeman

Penningmeester:

Frank Schoutsen

2e Secretaris:

Danielle Langedijk

Leden:

Jessica Meester

 

Jos Mathot

 

Arjan Schouten

 

Goed bestuur

Binnen ons bestuur zullen alle leden handelen in het belang van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof. Dat betekent dat onze bestuursleden zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel binnen de stichting als buiten de stichting (in relatie met derden).

Integer en transparant handelen staan bij ons bestuur hoog in het vaandel; dat betekent dat we oog hebben voor het stichtingsbelang en inzicht geven in beslissingen. Alle genomen beslissingen zijn terug te vinden in onze notulen.

Wij streven naar het actief tegengaan van fraude en onenigheid door het hanteren van goede procedures en afspraken.

Wij hanteren binnen ons bestuur het vier-ogen principe; Bij facturen en/of offertes met bedragen van > € 2.500,00 zullen zowel de penningmeester als de voorzitter hun akkoord moeten geven. Hiervan wordt melding gemaakt in de notulen.

Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken. Periodiek zal inzage hiervan in de notulen worden vastgelegd.

 

Tegenstrijdig belang

Indien een van onze bestuursleden te maken krijgt met belangenverstrengeling kan er sprake zijn van tegenstrijdig belang. In geval van bespreking van punten waarbij sprake is van tegenstrijdig belang zal het betreffende bestuurslid niet deelnemen aan de besluitvorming hierover. Ieder van onze bestuursleden is zelf verantwoordelijk om zijn/haar eigen tegenstrijdig belang te melden bij de overige bestuursleden en hierover alle relevante informatie delen. Besluiten omtrent tegenstrijdig belang worden vastgelegd in de notulen.

 

Aansprakelijkheid

Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de  stichting.

 

Huidige bestuursleden
Wij spreken af dat bestuurders binnen onze stichting als volgt handelen

  • Bij het uitvoeren van de bestuurstaken blijven we binnen onze bevoegdheden.

  • We handelen conform de wet, statuten en ons beleidsplan/bestuursreglement.

  • We houden ons aan de afspraken zoals vermeld onder het kopje ‘Goed bestuur’.

  • We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang zoals vermeld onder het kopje ‘Tegenstrijdig belang’.

  • Wij voldoen aan de administratieplichten.

  • Wij gaan geen overeenkomsten aan die onze stichting niet kan nakomen.

  •  Wij zorgen ervoor dat de stichting voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

Nieuwe bestuursleden

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

  • De andere bestuursleden en de bevoegdheden en taken die zij hebben.

  • De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten en het beleidsplan/bestuursreglement.

  • De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.

  • Inschrijving bij de Kamer van Koophandel

 

Aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

  • Het duidelijk vastleggen van het neerleggen van de bestuursfunctie.

  • Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.

  • Afspraken over een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).

 

Afwezigheid van één of meer bestuursleden

  • Als er sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de voorzitter.

  • Bij belet en ontstentenis van één of meer bestuurders zijn de overige bestuursleden belast met het bestuur van de organisatie.

 

Statuten

Ieder bestuurslid is op de hoogte en heeft kennisgenomen van de statuten. Ons beleidsplan/bestuursreglement is een aanvulling op de statuten als gedragscode voor bestuursleden. Het beleidsplan/bestuursreglement mag niet in strijd zijn met de statuten. Is dit wél het geval, zijn de statuten hierin leidend. Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten.

 

Ontslag bestuurder

De benoeming en het ontslag van bestuurders is vastgelegd in de statuten. Het bestuur is bevoegd tot het overgaan van ontslag van een bestuurder.

 

Frequentie vergaderingen

De gemeenschapsveiling vindt volgens traditie plaats op de eerste vrijdag in de maand maart. Voor een goed verloop van de veiling komt het bestuur 6 x per jaar bijeen. De voorzitter en de tweede secretaris stellen daartoe een agenda op en de tweede secretaris verzorgt de verslaglegging en notuleert de genomen besluiten. Tevens wordt vastgelegd wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden, na goedkeuring door het bestuur, bewaard in een digitale map en inzichtelijk gemaakt aan de bestuursleden via Dropbox. De eerste 3 bijeenkomsten vinden plaats in de maanden oktober, november en december. In januari vindt de jaarvergadering plaats, waarbij alle wijklopers worden uitgenodigd; zij krijgen deze avond tevens instructies voor de rondgang langs de huizen t.b.v de eerstvolgende veiling. In februari vindt de vergadering plaats waarin de aanvragen worden beoordeeld en de gelden worden verdeeld.

In de week na de veiling vindt een evaluatie plaats van de activiteiten en de bevindingen over het afgelopen seizoen.

 

Doelgroep

Stichtingen, verenigingen, instellingen en instanties

-

 

-

 

-

die maatschappelijk betrokken zijn bij de gemeenschap van de dorpskern Wervershoof.

 

die toegankelijk zijn voor de gehele bevolking van de dorpskern Wervershoof.

 

waarvan de activiteiten in overwegende mate gericht zijn op de gemeenschap van de dorpskern Wervershoof

 

-

waarvan het ledenbestand en/of de samenstelling ervan bestaat uit minimaal 15 leden, woonachtig in de dorpskern Wervershoof.

 

-

die activiteiten ondernemen en uitvoeren zonder enige vorm van winstbejag.

 

-

waarvan de uit te voeren werkzaamheden en/of activiteiten geen commercieel karakter dragen.

 

-

buiten de dorpskern Wervershoof die een dienstverlenend karakter hebben t.a.v. de gemeenschap van de dorpskern Wervershoof.

 

-

die financieel beheerd worden op een wijze welke naar het oordeel van het bestuur van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof waarborgen biedt voor een verantwoorde gang van zaken.

 

-

die tenminste twee jaar onafgebroken bestaan, tenzij het bestuur anders beslist.

 

 

Doelstelling

De Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof stelt zich ten doel jaarlijks gelden beschikbaar te stellen t.b.v. stichtingen, verenigingen, instellingen en instanties - zoals vermeld in bovengenoemde doelgroep -  als extra bijdrage in de vele activiteiten die binnen onze lokale samenleving plaatsvinden.  

 

 

Middelen en organisatie

De Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is een stichting vóór en dóór de gemeenschap. Opgehaalde goederen en/of andere giften vanuit de gemeenschap vormen de enige bron van inkomsten voor de stichting.

Twee maanden voorafgaand aan de te houden veiling wordt aan de inwoners van de dorpskern Wervershoof gevraagd of zij iets beschikbaar willen stellen voor de te houden veiling in de maand maart. Dit kan een financiële bijdrage zijn, een gift in de vorm van een gebruiksartikel, levensmiddelen of het aanbieden van een dienst. De goederen moeten in staat van nieuw zijn. Voor het noteren van de beschikbare goederen zijn ca. 70 vrijwilligers beschikbaar, verdeeld over ca. 70 wijken.

Alle giften worden opgenomen in een catalogus die minimaal één week voorafgaand aan de veiling huis aan huis binnen de dorpskern Wervershoof wordt bezorgd. Het aantal koopjes bedraagt maximaal 700, al dan niet gecombineerd met andere giften.

Medio februari is de digitale versie van de catalogus in te zien via de website.

Door middel van afslaan worden de koopjes, onder toezicht van de notaris, onder de aanwezigen verkocht. Het gekochte wordt diezelfde avond mee naar huis genomen. De nota wordt vervolgens binnen een maand via de e-mail aangeleverd of bij de koper thuisbezorgd.

Voor een tegemoetkoming in de veilingkosten wordt een extra opslag van  6 % berekend.

 

Veilingkosten

Om de veiling vlot en effectief te laten verlopen en inwoners extra te stimuleren de veiling te bezoeken worden kosten gemaakt, o.a.:

 

*

Administratiekosten

*

Aanschaf laptop/printer

*

Aanschaf en onderhoud softwareprogramma

*

Drukwerk catalogussen

*

Aankondigingsaffiches

*

Aanschaf en afschrijving banners

*

Inpak- en verpakkingsmateriaal

*

Onkosten jaarvergadering vrijwilligers

*

Gebruik zaal, podium, huur partytent, geluid en verlichting

*

Extra consumpties/hapjes en broodjes, aangeboden door het bestuur aan de bezoekers op de veilingavond

 

Locatie

De gemeenschapsveiling wordt gehouden in een plaatselijke horecagelegenheid of instelling binnen de dorpskern Wervershoof.

 

Draaiboek

Binnen de stichting wordt een uitgebreid draaiboek gehanteerd met daarin opgenomen gedetailleerde informatie over welke activiteit, door wie en op welk tijdstip wordt uitgevoerd.

Het draaiboek biedt een goede handreiking voor een goed en effectief verloop van de veiling en wordt elk jaar geëvalueerd en steeds aangepast aan de actuele situatie.

 

Financiën

De financiën worden beheerd door de penningmeester van de stichting. Aan het einde van elk boekjaar stelt de penningmeester een jaarrekening op die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het bestuur en tijdens de jaarvergadering aan de vrijwilligers wordt gepresenteerd.

Na goedkeuring zal de jaarrekening worden gepubliceerd op onze website.

De stichting stelt zich ten doel de opbrengst van de veiling, na aftrek van kosten, geheel ten goede te laten komen aan de stichtingen, verenigingen en instanties binnen de dorpskern Wervershoof die daartoe een aanvraag hebben gedaan en welke door het bestuur wordt gehonoreerd.

Voor onverwachte uitgaven en tegenvallende opbrengsten in enig jaar heeft het bestuur besloten er naar te streven, na verdeling van de gelden en na aftrek van de kosten, een maximale reserve aan te houden van € 30.000,00.

Het boekjaar van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof loopt, conform de statuten,  van 1 december t/m 30 november van elk jaar.

 

 

Controle jaarrekening en kascontrole

In de maand december van elk jaar vindt de controle op de jaarrekening en een kascontrole plaats. De kascontrolecommissie bestaat uit 2 leden, niet zijnde lid van het bestuur. Tijdens de jaarvergadering wordt steeds 1 vrijwilliger uitgenodigd zitting te nemen in de commissie die deze controle uitvoert. Een vrijwilliger neemt maximaal 2 jaar zitting in de commissie. Per jaar wordt de commissie steeds aangevuld met één persoon, zodat deze een afwisselende samenstelling heeft.

De commissie accordeert de financiële jaarcijfers na controle en maakt haar bevindingen  kenbaar op de jaarvergadering.

Het voltallige bestuur blijft verantwoordelijk voor het opstellen en uiteindelijk goedkeuren van de jaarrekening. De kascontrolecommissie beperkt zich tot het controleren van de jaarrekening en de juistheid van de gevolgde procedure daarin en kan derhalve niet verantwoordelijk worden gesteld voor het uiteindelijke resultaat van de jaarrekening.

 

Aanvraag tegemoetkoming

Aanvragen voor een jaarlijkse bijdrage moeten schriftelijk worden ingediend uiterlijk op de dag dat de lijsten door de wijklopers worden ingeleverd bij het bestuur. (Ca. medio januari van elk kalenderjaar)

Elke stichting, vereniging, instelling of instantie overlegt bij een aanvraag tot een bijdrage van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof:

 

*

een exploitatierekening en balans van het afgelopen jaar.

*

een exploitatiebegroting voor de activiteiten in het betreffende jaar waarvoor een bijdrage wordt aangevraagd.

*

Vermelding aantal leden

*

een overzicht van eigen acties t.b.v. de vereniging.

*

bestemmingsdoel van de te ontvangen gelden.

*

een door het bestuur aangeleverd format met daarin een samenvatting van bovenstaande gegevens.

 

 

Indien het vermogen van een stichting, vereniging, instelling of instantie, naar oordeel van het bestuur, meer bedraagt dan redelijkerwijs voor het verrichten van werkzaamheden en/of activiteiten door betreffende instanties mag worden verondersteld, kan het bestuur besluiten de aanvraag geheel of gedeeltelijk af te wijzen.

Gezelligheidssporten met een besloten karakter komen niet in aanmerking voor een bijdrage.

 

Criteria

Bij de toekenning van de aanvragen worden, naast de voorwaarden die worden gesteld aan de doelgroep, met name de volgende criteria in acht genomen:

*

het aantal leden dat in Wervershoof woonachtig is.

*

de mate waarin de vereniging, instantie of instelling zelf activiteiten ontplooit voor een extra injectie van de eigen financiële positie

*

een duidelijke omschrijving van het doel waaraan de financiële tegemoetkoming wordt besteed

*

de aanwezigheid van een overzicht van de financiële exploitatie in het afgelopen jaar en een begroting voor het komende jaar

 

Incidentele aanvraag

In geval van incidentele aanvragen, ingediend door stichtingen, verenigingen, instellingen en instanties die enige betrokkenheid hebben met en/of van betekenis zijn voor de dorpskern Wervershoof, kan naar inzicht van het bestuur eenmalig een geldbedrag beschikbaar worden gesteld.

 

In geval van incidentele aanvragen, bestemd voor evenementen die van enige betekenis zijn voor de dorpskern Wervershoof, kan naar inzicht van het bestuur, afhankelijk van de aanvraag, een eenmalige bijdrage beschikbaar worden gesteld.

 

Eenmalige bijdrage

Van een eenmalige bijdrage is sprake als de bijdrage voorziet in de kosten van een eenmalige werkzaamheid of activiteit, waaronder mede wordt verstaan een startbijdrage voor werkzaamheden of activiteiten die in een beginstadium verkeren.

 

Waarderingsbijdrage

Een waarderingsbijdrage is een bijdrage, uitsluitend ter erkenning van werkzaamheden en/of activiteiten van een instelling of instantie, omdat deze een doel nastreeft dat in de gemeenschap waardering verdient, zonder dat het in de bedoeling ligt deze jaarlijks in de vorm van een bijdrage afhankelijk te maken.

 

Algemene opmerking

Aan genoemde bijdragen en toekenningen kunnen geen verwachtingen c.q. rechten worden ontleend voor de toekomst.

 

Het bestuur van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof behoudt zich te allen tijde het recht voor een verzoek tot een bijdrage toe te kennen, c.q. af te wijzen of af te wijken.

 

Vergoeding/waardering bestuur, afslagers en vrijwilligers

I.v.m. de grote hoeveelheid tijd die wordt geïnvesteerd in de werkzaamheden m.b.t. de organisatie van de gemeenschapsveiling en de samenstelling van de catalogus, ontvangt de (eerste) secretaris jaarlijks een vrijwilligersvergoeding.

 

De afslagers ontvangen een vrijwilligersvergoeding voor hun inzet op de avond van de veiling.

 

Als blijk van waardering ontvangen de overige leden van het bestuur en de vrijwilligers die zich inzetten op de dag van de veiling een bijdrage in de vorm van een cadeaubon of een attentie.

 

 

Jubilea

Bij  gelegenheid van jubilea van verenigingen en instellingen in Wervershoof wordt, naar inzicht van het bestuur, een extra bedrag beschikbaar gesteld

Als jubileumjaar wordt beschouwd: elk jaar met een veelvoud van 25. (25, 50, 75 enz.)

Ongeacht het jubileumjaar wordt een bedrag van € 250,00 beschikbaar gesteld.

Overige jaarperiodes worden niet als jubileumjaar gezien.

Lief en leed

Bij gelegenheid van geboorte, huwelijk en huwelijksjubilea ontvangen vrijwilligers en de leden van het bestuur een bos bloemen.

Als huwelijksjubileum wordt gezien: 25 jaar, 40 jaar, 50 jaar en 60 jaar.

 

Vaststelling cadeau bij afscheid loper

Een vrijwilliger die na 5 jaar of meer afscheid neemt ontvangt een bos bloemen.

 

Vaststelling cadeau bij afscheid bestuurslid

Een bestuurslid dat afscheid neemt ontvangt € 10,00 per lidmaatschapsjaar met een maximum van € 250,00 + een bos bloemen.

 

Vaststelling cadeau bij jubileum loper/bestuurslid

25 Jaar:           Bos bloemen + cadeaubon van € 25,00

40 Jaar:           Bos bloemen + cadeaubon van € 40,00

50 Jaar:           Bos bloemen + cadeaubon van € 50,00

 

Opm. In alle gevallen geldt een bos bloemen met een maximale waarde van € 25,00.

 

Vaststellen bijdrage bij overlijden (ex)vrijwilliger of (ex)bestuurslid en/of partner.

Naar inzicht van het bestuur wordt een bloemstuk bezorgd. t.w.v. maximaal € 50,00.

 

Verzekering

Alle vrijwilligers binnen onze stichting vallen onder de vrijwilligersverzekering die via de gemeente Medemblik is afgesloten. Binnen de vrijwilligersverzekering is er ook dekking voor de bestuurdersaansprakelijkheid van de stichtingen en verenigingen. De dekking is gemaximeerd tot €500.000,- per jaar voor alle verzekerden bij elkaar.

Ook als Stichting hebben we een eigen aansprakelijkheidsverzekering met een dekking tot een bedrag van € 2.500.00,00.

 

Tot slot

De Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is en blijft een stichting die bestuurd wordt door vrijwilligers.

Het bestuur van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is niet verantwoordelijk voor evt. geleden schade, ontstaan door aankoop van goederen en/of diensten/uitjes.

 

 

 

-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-