 |
|
Het Laatste nieuws |
Beleidsplan
Beleidsplan/Bestuursreglement Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof
31 januari 2023 Algemeen De Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is een stichting die is opgericht in 1956; de stichting is begonnen als kerkenbollenveiling. Tijdens deze veiling werden bollen bij opbod verkocht waarvan de opbrengst in zijn geheel ten goede kwam aan de St. Werenfriduskerk in Wervershoof. Door de jaren heen is de stichting uitgegroeid tot een stichting die zich, naast de kerk, voornamelijk richt op de vele verenigingen die de dorpskern Wervershoof rijk is. De bepalingen en regels die aan onze stichting ten grondslag liggen, zijn opgenomen in de statuten die voor het laatst zijn vastgesteld op 9 oktober 1980. De statuten zijn ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nr. 41234644
Samenstelling bestuur Het bestuur van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof bestaat uit 7 leden:
Goed bestuur Binnen ons bestuur zullen alle leden handelen in het belang van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof. Dat betekent dat onze bestuursleden zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel binnen de stichting als buiten de stichting (in relatie met derden). Integer en transparant handelen staan bij ons bestuur hoog in het vaandel; dat betekent dat we oog hebben voor het stichtingsbelang en inzicht geven in beslissingen. Alle genomen beslissingen zijn terug te vinden in onze notulen. Wij streven naar het actief tegengaan van fraude en onenigheid door het hanteren van goede procedures en afspraken. Wij hanteren binnen ons bestuur het vier-ogen principe; Bij facturen en/of offertes met bedragen van > € 2.500,00 zullen zowel de penningmeester als de voorzitter hun akkoord moeten geven. Hiervan wordt melding gemaakt in de notulen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken. Periodiek zal inzage hiervan in de notulen worden vastgelegd.
Tegenstrijdig belang Indien een van onze bestuursleden te maken krijgt met belangenverstrengeling kan er sprake zijn van tegenstrijdig belang. In geval van bespreking van punten waarbij sprake is van tegenstrijdig belang zal het betreffende bestuurslid niet deelnemen aan de besluitvorming hierover. Ieder van onze bestuursleden is zelf verantwoordelijk om zijn/haar eigen tegenstrijdig belang te melden bij de overige bestuursleden en hierover alle relevante informatie delen. Besluiten omtrent tegenstrijdig belang worden vastgelegd in de notulen.
Aansprakelijkheid Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de stichting.
Huidige bestuursleden
Nieuwe bestuursleden Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
Aftredende bestuursleden Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
Afwezigheid van één of meer bestuursleden
Statuten Ieder bestuurslid is op de hoogte en heeft kennisgenomen van de statuten. Ons beleidsplan/bestuursreglement is een aanvulling op de statuten als gedragscode voor bestuursleden. Het beleidsplan/bestuursreglement mag niet in strijd zijn met de statuten. Is dit wél het geval, zijn de statuten hierin leidend. Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten.
Ontslag bestuurder De benoeming en het ontslag van bestuurders is vastgelegd in de statuten. Het bestuur is bevoegd tot het overgaan van ontslag van een bestuurder.
Frequentie vergaderingen De gemeenschapsveiling vindt volgens traditie plaats op de eerste vrijdag in de maand maart. Voor een goed verloop van de veiling komt het bestuur 6 x per jaar bijeen. De voorzitter en de tweede secretaris stellen daartoe een agenda op en de tweede secretaris verzorgt de verslaglegging en notuleert de genomen besluiten. Tevens wordt vastgelegd wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden, na goedkeuring door het bestuur, bewaard in een digitale map en inzichtelijk gemaakt aan de bestuursleden via Dropbox. De eerste 3 bijeenkomsten vinden plaats in de maanden oktober, november en december. In januari vindt de jaarvergadering plaats, waarbij alle wijklopers worden uitgenodigd; zij krijgen deze avond tevens instructies voor de rondgang langs de huizen t.b.v de eerstvolgende veiling. In februari vindt de vergadering plaats waarin de aanvragen worden beoordeeld en de gelden worden verdeeld. In de week na de veiling vindt een evaluatie plaats van de activiteiten en de bevindingen over het afgelopen seizoen.
Doelgroep Stichtingen, verenigingen, instellingen en instanties
Doelstelling De Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof stelt zich ten doel jaarlijks gelden beschikbaar te stellen t.b.v. stichtingen, verenigingen, instellingen en instanties - zoals vermeld in bovengenoemde doelgroep - als extra bijdrage in de vele activiteiten die binnen onze lokale samenleving plaatsvinden.
Middelen en organisatie De Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is een stichting vóór en dóór de gemeenschap. Opgehaalde goederen en/of andere giften vanuit de gemeenschap vormen de enige bron van inkomsten voor de stichting. Twee maanden voorafgaand aan de te houden veiling wordt aan de inwoners van de dorpskern Wervershoof gevraagd of zij iets beschikbaar willen stellen voor de te houden veiling in de maand maart. Dit kan een financiële bijdrage zijn, een gift in de vorm van een gebruiksartikel, levensmiddelen of het aanbieden van een dienst. De goederen moeten in staat van nieuw zijn. Voor het noteren van de beschikbare goederen zijn ca. 70 vrijwilligers beschikbaar, verdeeld over ca. 70 wijken. Alle giften worden opgenomen in een catalogus die minimaal één week voorafgaand aan de veiling beschikbaar is. Het verschijnen hiervan zal middels een flyer bekend worden gemaakt. De catalogus is in te zien via een QR-code die op de flyer staat vermeld. Er zal een beperkt aantal catalogussen worden afgedrukt die verkrijgbaar zijn bij diverse afhaalpunten binnen het dorp. Het aantal koopjes bedraagt maximaal 700, al dan niet gecombineerd met andere giften. Medio februari is de digitale versie van de catalogus ook in te zien via de website. Door middel van afslaan worden de koopjes, onder toezicht van de notaris, onder de aanwezigen verkocht. Het gekochte wordt diezelfde avond mee naar huis genomen. De nota wordt vervolgens binnen een maand bij de koper thuis bezorgd. Voor een tegemoetkoming in de veilingkosten wordt een extra opslag van 6 % berekend.
Veilingkosten Om de veiling vlot en effectief te laten verlopen en inwoners extra te stimuleren de veiling te bezoeken worden kosten gemaakt, o.a.:
Locatie De gemeenschapsveiling wordt gehouden in een plaatselijke horecagelegenheid of instelling binnen de dorpskern Wervershoof.
Draaiboek Binnen de stichting wordt een uitgebreid draaiboek gehanteerd met daarin opgenomen gedetailleerde informatie over welke activiteit, door wie en op welk tijdstip wordt uitgevoerd. Het draaiboek biedt een goede handreiking voor een goed en effectief verloop van de veiling en wordt elk jaar geëvalueerd en steeds aangepast aan de actuele situatie.
Financiën De financiën worden beheerd door de penningmeester van de stichting. Aan het einde van elk boekjaar stelt de penningmeester een jaarrekening op die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het bestuur en tijdens de jaarvergadering op de eerste donderdag in de maand januari aan de vrijwilligers wordt gepresenteerd. De stichting stelt zich ten doel de opbrengst van de veiling, na aftrek van kosten, geheel ten goede te laten komen aan de stichtingen, verenigingen en instanties binnen de dorpskern Wervershoof die daartoe een aanvraag hebben gedaan en welke door het bestuur wordt gehonoreerd. Voor onverwachte uitgaven en tegenvallende opbrengsten in enig jaar heeft het bestuur besloten er naar te streven, na verdeling van de gelden en na aftrek van de kosten, een maximale reserve aan te houden van € 30.000,00. Het boekjaar van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof loopt, conform de statuten, van 1 december t/m 30 november van elk jaar.
Controle jaarrekening en kascontrole In de maand december van elk jaar vindt de controle op de jaarrekening en een kascontrole plaats. De kascontrolecommissie bestaat uit 2 leden, niet zijnde lid van het bestuur. De commissie accordeert de financiële jaarcijfers na controle en maakt haar bevindingen kenbaar op de jaarvergadering. Het voltallige bestuur blijft verantwoordelijk voor het opstellen en uiteindelijk goedkeuren van de jaarrekening. De kascontrolecommissie beperkt zich tot het controleren van de jaarrekening en de juistheid van de gevolgde procedure daarin en kan derhalve niet verantwoordelijk worden gesteld voor de het uiteindelijke resultaat van de jaarrekening.
Aanvraag tegemoetkoming Aanvragen voor een jaarlijkse bijdrage moeten schriftelijk worden ingediend bij het bestuur. (Ca. medio januari van elk kalenderjaar) Elke stichting, vereniging, instelling of instantie overlegt bij een eerste aanvraag tot een bijdrage van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof:
Voor verenigingen die al eerder een aanvraag hebben gedaan kan worden volstaan met het aanleveren van: * een financieel overzicht van de bankrekening(en) van het betreffende jaar. * het door het bestuur aangeleverde aanvraagformulier met daarin opgenomen een samenvatting van de financiële gegevens en het bestemmingsdoel.
Indien het vermogen van een stichting, vereniging, instelling of instantie, naar oordeel van het bestuur, meer bedraagt dan redelijkerwijs voor het verrichten van werkzaamheden en/of activiteiten door betreffende instanties mag worden verondersteld, kan het bestuur besluiten de aanvraag geheel of gedeeltelijk af te wijzen. Gezelligheidssporten met een besloten karakter komen niet in aanmerking voor een bijdrage.
Criteria Bij de toekenning van de aanvragen worden, naast de voorwaarden die worden gesteld aan de doelgroep, met name de volgende criteria in acht genomen:
Incidentele aanvraag In geval van incidentele aanvragen, ingediend door stichtingen, verenigingen, instellingen en instanties die enige betrokkenheid hebben met en/of van betekenis zijn voor de dorpskern Wervershoof, kan naar inzicht van het bestuur eenmalig een geldbedrag beschikbaar worden gesteld in de vorm van een waarderingsbijdrage van ten hoogste € 250,00.
In geval van incidentele aanvragen, bestemd voor evenementen die van enige betekenis zijn voor de dorpskern Wervershoof, kan naar inzicht van het bestuur, afhankelijk van de aanvraag, een eenmalige dan wel een waarderingsbijdrage beschikbaar worden gesteld van ten hoogste € 250,00.
Eenmalige bijdrage Van een eenmalige bijdrage is sprake als de bijdrage voorziet in de kosten van een eenmalige werkzaamheid of activiteit, waaronder mede wordt verstaan een startbijdrage voor werkzaamheden of activiteiten die in een beginstadium verkeren.
Waarderingsbijdrage Een waarderingsbijdrage is een bijdrage, uitsluitend ter erkenning van werkzaamheden en/of activiteiten van een instelling of instantie, omdat deze een doel nastreeft dat in de gemeenschap waardering verdient, zonder dat het in de bedoeling ligt deze jaarlijks in de vorm van een bijdrage afhankelijk te maken.
Algemene opmerking Aan genoemde bijdragen en toekenningen kunnen geen verwachtingen c.q. rechten worden ontleend voor de toekomst. Het bestuur van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof behoudt zich te allen tijde het recht voor een verzoek tot een bijdrage toe te kennen, c.q. af te wijzen of af te wijken.
Vergoeding/waardering bestuur, afslagers en vrijwilligers I.v.m. de grote hoeveelheid tijd die wordt geïnvesteerd in de werkzaamheden m.b.t. de organisatie van de gemeenschapsveiling en de samenstelling van de catalogus, ontvangt de (eerste) secretaris jaarlijks een vrijwilligersvergoeding. De afslagers ontvangen een vrijwilligersvergoeding voor hun inzet op de avond van de veiling. Als blijk van waardering ontvangen de vrijwilligers die zich inzetten op de dag van de veiling een bijdrage in de vorm van een cadeaubon of een attentie. Dit betreft de zaallopers, personen die de broodjes en hapjes verzorgen c.q. rondbrengen, personen die de artikelen inpakken en eventueel anderen die zich gedurende de dag belangeloos inzetten (naar inzicht bestuur). Vrijwilligers die aansluiten bij de lunch op de dag van de veiling ontvangen geen attentie. Aan het einde van elk veilingseizoen is er, als blijk van waardering voor de inzet, een etentje voor de bestuursleden.
Jubilea Bij gelegenheid van jubilea van verenigingen en instellingen in Wervershoof wordt, naar inzicht van het bestuur, een extra bedrag beschikbaar gesteld Als jubileumjaar wordt beschouwd: elk jaar met een veelvoud van 25. (25, 50, 75 enz.) Ongeacht het jubileumjaar wordt een bedrag van € 250,00 beschikbaar gesteld. Overige jaarperiodes worden niet als jubileumjaar gezien.
Lief en leed Bij gelegenheid van geboorte, ziekte, huwelijk en huwelijksjubilea ontvangen vrijwilligers en de leden van het bestuur een kaartje. Als huwelijksjubileum wordt gezien: 12,5 jaar, 25 jaar, 40 jaar, 50 jaar en 60 jaar.
Vaststelling cadeau bij afscheid wijkloper Een vrijwilliger die na 5 jaar of meer afscheid neemt ontvangt een attentie twv €25,-.
Vaststelling cadeau bij afscheid bestuurslid Een bestuurslid dat afscheid neemt ontvangt € 10,00 per lidmaatschapsjaar met een maximum van € 250,00 + een attentie twv €25.
Vaststelling cadeau bij jubileum loper/bestuurslid 25 Jaar: attentie twv €25 + cadeaubon van € 25,00 40 Jaar: attentie twv €25 + cadeaubon van € 40,00 50 Jaar: attentie twv €25 + cadeaubon van € 50,00
Opm. In alle gevallen geldt bij een attentie een maximale waarde van € 25,00. De attentie kan een bos bloemen zijn, een pakket van de plaatselijke bakker, slijter, etc. Dit naar inzicht van de persoon die de attentie verzorgt. Bij het verzorgen van een attentie of cadeaubon, streven we ernaar dit aan te schaffen bij een plaatselijke ondernemer.
Vaststellen bijdrage bij overlijden (ex)vrijwilliger of (ex)bestuurslid en/of partner. Naar inzicht van het bestuur wordt een bloemstuk bezorgd t.w.v. € 50,00. Indien niet voor een bloemstuk wordt gekozen, kan er eventueel ook gekozen worden voor een kaartje.
Verzekering Alle vrijwilligers binnen onze stichting vallen onder de vrijwilligersverzekering die via de gemeente Medemblik is afgesloten. Binnen de vrijwilligersverzekering is er ook dekking voor de bestuurdersaansprakelijkheid van de stichtingen en verenigingen. De dekking is gemaximeerd tot €500.000,- per jaar voor alle verzekerden bij elkaar. Ook als Stichting hebben we een eigen aansprakelijkheidsverzekering met een dekking tot een bedrag van € 2.500.000,00.
Tot slot De Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is en blijft een stichting die bestuurd wordt door vrijwilligers. Het bestuur van de Stichting Gemeenschapsveiling Wervershoof is niet verantwoordelijk voor evt. geleden schade, ontstaan door aankoop van goederen en/of diensten/uitjes.
-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0- |